施伯樂: 一個例會 管理秘密

不要小看例會，表面上看來只是各部門主管匯報工作，分享資訊的例行公事，其實只要主持得宜，對整個團隊的有效管理，可以發揮強大的效果。以下跟大家分享安排會議形式和內容的要點：

1. 擇日
時間安排在星期一下午。周一是每周的開始，會上的討論決定，可以幫助大家訂下本周工作任務的優先次序，知道哪些東西是需要趕緊處理的。至於放在下午，就是讓大家利用上午作好會前準備。留意，例會不能輕易錯過或取消，一旦訂下了固定時間，便要堅持下去，務必成為管理團隊重視的會議。因此，老施就算是出差在外，也會通過電話主持。即使萬不得已不能參加，也會派人代為主持，不容流會。...有人認為開會太多浪費時間，老施當然明白，所以例會時間規定不超過1小時。

2. 內容
例會主要內容當然是一般的工作報，或是分享重要信息。但對老施來說，這是對主管檢查問責的好機會。老施會因應工作情況，點名要求主管解話。在會上被當眾問功課，當然有壓力，正因如此，主管們都明白老施要求他們對份內工作大小事務都瞭如指掌，有所掌握，否則當眾出糗便很難看。...例會場合集齊各路人馬，遇到有特殊議題，大家可以當面一同商討，集思廣益，這樣比較容易達成共識。...而且每周定期檢討，可以更有效掌握市場變化，為未來趨勢把脈，做好計劃應變。

3. 後續
不要以為完成例行公事就完，會後的工作落實才是關鍵，老施會要求秘書盡快做好會議紀錄，讓大家有所依據向下屬傳達工作要求。大家要是只開會，但不把內容快速準確地和下屬分享，徒然浪費時間。

施伯樂《一個例會 管理秘密》